Que faut-il prendre en compte pour organiser un événement d'entreprise réussi ?

Vos objectifs

Avant toute chose, prenez le temps de définir les objectifs de l'événement. Lorsque vous organisez un événement, celui-ci doit avoir un but spécifique, comme un anniversaire d'entreprise, le lancement d'une marque, un événement commercial, etc. Une fois vos objectifs établis, vous aurez une vision plus claire des prochaines étapes du processus d'organisation.

Avoir une vision claire facilite l'établissement d'un budget et la définition de l'expérience que vivront vos invités lors de votre événement. Cela vous permet de déterminer le degré de personnalisation de chaque détail. De plus, lors de la planification d'un événement ou d'une soirée d'entreprise, il est judicieux de faire appel à un prestataire pour organiser votre événement. Ceci vous permet d'assurer que votre événement est bien organisé et qu'aucun détail n'est négligé. Par exemple, SnapEvent est une entreprise française spécialisée dans l'organisation d'événements d'entreprise, aidant de nombreuses entreprises à créer des réceptions uniques.

Un moodboard

Un moodboard est un tableau d'inspiration visuel utilisé pour rassembler et organiser des concepts et des inspirations autour d'un projet. Il s'agit d'une collection de divers idées et d’éléments visuels qui vous permettront de trouver ensemble une ambiance, un style ou un thème. Sous forme de photographie, dʼillustration ou de dessin. Il vous permettra de visualiser et dʼaffiner les différents concepts.

Les moodboards servent de référence visuelle pour la sélection d'éléments nécessaires à un événement. Ils guident le choix du style de mobilier, de l'animation, des invitations, de la décoration, de la nourriture, etc. Ils constituent essentiellement la direction à suivre lors de la prise de décisions pour l'organisation de l'événement.

Il est crucial de définir le thème du moodboard. Ensuite, dressez vos idées telles que des images, des couleurs, des textures et des typographies provenant de sources comme Pinterest, Instagram, ou des magazines. Vous pouvez créer votre moodboard de manière physique, en collant ou en épinglant des éléments sur un panneau, ou de manière digitale en utilisant des logiciels comme Adobe Photoshop ou Canva. Utilisez ce moodboard comme une référence visuelle tout au long du projet et partagez-le avec votre équipe ou vos clients pour obtenir leur retour.

Vos invitations

Pour organiser une réception de ce type et atteindre vos objectifs tout en respectant votre vision, il est essentiel de préparer minutieusement votre liste d'invités. Cela peut inclure des collaborateurs et partenaires clés de l'entreprise ainsi que leurs proches. Par exemple, vous pourriez inviter vos partenaires, fournisseurs, équipes internes, investisseurs, actionnaires, clients fidèles, prospects, ainsi que des médias, journalistes et influenceurs.

Les invitations que vous envoyez doivent refléter le thème et l'ambiance de votre événement. Pour un événement formel, des invitations classiques avec des couleurs sobres comme le blanc, le noir ou l'or sont appropriées. À l'inverse, des invitations au design épuré avec des tons pastels ou naturels peuvent transmettre une impression de modernité et d'élégance.

Il est crucial que vos invitations incarnent l'image de votre entreprise et le thème de l'événement. Intégrez les couleurs, les typographies et les motifs qui sont les caractéristiques de l'identité visuelle de votre entreprise. Choisissez également le matériel en accord avec les valeurs de celle-ci ; par exemple, optez pour du papier recyclé ou certifié FSC si la durabilité et la responsabilité environnementale sont au cœur de vos préoccupations. Personnalisez chaque invitation en y ajoutant le nom du destinataire et en intégrant discrètement le logo de votre entreprise.

Que vous choisissiez d'envoyer vos invitations par email ou par courrier physique, assurez-vous de les distribuer suffisamment à l'avance, idéalement un mois avant l'événement, pour permettre à vos invités de planifier leur participation en toute quiétude. N'oubliez pas d'envoyer un rappel 5 jours avant que l'événement ne se produise.

Le lieu de réception

Le choix du lieu de réception est fondamental pour le succès d'un événement d'entreprise, car le style du lieu influence grandement le bon déroulement de l'événement. De même, l'emplacement a une grande influence sur la participation et les possibilités d'impact de l'événement. Tout d'abord, il est crucial de vérifier la capacité de la salle afin de s'assurer qu'elle peut accueillir confortablement tous les invités prévus, tout en respectant les normes de sécurité et de conformité en vigueur. En fonction de lʼévénement et de votre programme, vous devez choisir un lieu qui garantira le confort de vos invités. Ça peut être un événement intérieur, dans une grande salle, ou un événement extérieur élégamment décoré. Ne négligez pas le choix du mobilier sachant que vous devrez accueillir des discours, des présentations et des démonstrations. Priorisez la location et réservez le matériel à l'avance vous permettra dʼêtre certain de bénéficier du matériel en temps et en heure, c’est lʼune des clés de succès d’un événement d’entreprise réussi.

On peut envisager plusieurs types de lieux selon la nature et les objectifs de l'événement, offrant ainsi un choix varié pour rendre votre événement mémorable. Que ce soit en réservant un espace dans un hôtel privé, sur un toit-terrasse, dans une maison de ville ou dans un loft, la localisation doit être adaptée en fonction du type d'événement que vous organisez, comme un séminaire, une conférence, une réunion ou un afterwork. La saison joue un rôle essentiel dans l'organisation de vos événements : en été, privilégiez les espaces extérieurs comme les jardins botaniques et les parcs, tandis qu'en hiver, un intérieur chaleureux comme une salle de réception, un hall ou un espace de coworking sera grandement apprécié.

Les fleurs

Souvent reléguées au second plan, les fleurs sont pourtant un élément de décoration très important pour un événement. Saviez-vous que la présence de plantes et de fleurs améliore l'attention et réduit le stress ? Les fleurs embellissent n'importe quel espace et améliorent la décoration. Elles ont un impact considérable sur la décoration d'un événement. C'est donc la première chose à considérer lors de la planification de la décoration, car elles déterminent l’impact visuel du thème de l'événement d'entreprise.

Les fleurs offrent une large gamme de couleurs et de textures et contribuent à créer une atmosphère accueillante et agréable. Elles sont un élément essentiel pour les centres de table, de même, nous recommandons de placer des fleurs à l'entrée pour donner une première impression positive et de les placer également autour de la scène ou du podium, dans les zones de détente et de networking, dans les salles de bains et sur les tables de buffet et les bars.

Chaque fleur et couleur a une signification spécifique et peut être plus ou moins adaptée à une réception professionnelle. Par exemple, pour un événement formel, les roses ou les orchidées pourraient être appropriées, tandis que les tournesols ou les tulipes conviendraient mieux à une ambiance décontractée.

Il est également important de privilégier les fleurs de saison pour garantir leur fraîcheur et réduire les coûts, car elles sont plus disponibles et souvent moins coûteuses. Enfin, le symbolisme des fleurs ne doit pas être négligé. Chaque type de fleur et chaque couleur peuvent transmettre des messages spécifiques. Par exemple, les fleurs blanches peuvent symboliser la pureté et la simplicité, tandis que les fleurs jaunes peuvent représenter l'optimisme et l'énergie.

Une animation

Pour réussir votre événement, vous devez suivre un programme bien défini. L'événement commence généralement par l'accueil et l'enregistrement des participants, suivi d'un discours d'ouverture par le PDG ou un cadre supérieur, qui présente les objectifs de l'événement. Ensuite, il y a la présentation de nouveaux produits ou annonces importantes, et les démonstrations. Avant de libérer vos invités et de les inviter à passer au cocktail ou à tester les stands. Pour maintenir une bonne ambiance lors de votre événement, vous devez surprendre et amuser vos participants. Souvent, on souhaite que ces soirées soient décontractées et élégantes. Pour créer cet effet, vous pouvez inviter :

• Un groupe de musique ou un DJ renommé pour mettre l'ambiance.
• Un conférencier célèbre qui comprend la culture de l’entreprise.
• Engagez un magicien, un mentaliste pour surprendre et divertir les invités.

• Un feu d'artifice spectaculaire ou un show de lumière saisissant. C'est une manière spectaculaire de clôturer la soirée et de laisser une impression durable sur les invités.
• Une dégustation surprise de vins, de chocolats ou d'autres produits gastronomiques de qualité. Cela permet aux invités de découvrir de nouvelles saveurs tout en appréciant l'artisanat culinaire.

Inclure un happening (un événement inattendu) dans votre événement vous apportera une grande valeur auprès de vos invités et générera un plus grand impact sur la mémoire de la marque. L'inclusion de ce type d'événements dans l'événement génère des émotions très spécifiques chez les invités, qui leur permettent de générer une meilleure connexion avec la marque, c'est pourquoi nous vous recommandons de toujours l'inclure dans vos événements sans y penser.

Les cadeaux

Lors d'un événement ou d'une soirée d'entreprise, il est crucial d'offrir des cadeaux reflétant le thème de l'événement et la personnalité de la marque. Ceci devrait être pris en considération lors de l'organisation, car cela enrichit l'expérience.

Les cadeaux devraient principalement inclure 4 éléments :

• Carte : ajoutez un message qui établit un lien avec le client tout en reflétant l'image de marque.
• Parfum : vaporisez le cadeau avec un parfum pour ajouter une touche spéciale à l'expérience de l'invité.
• Goodies : incluez des articles en adéquation avec l'identité de la marque.
• Cadeau : offrez un objet en lien avec le thème de l'événement.

Optez pour des cadeaux de qualité, utiles et personnalisés pour faire une impression significative. Des articles comme des journaux personnalisés, des ensembles de bureau écologiques ou des technologies innovantes peuvent être particulièrement appréciés. La personnalisation avec le nom du destinataire ou le logo de l'entreprise renforce le lien avec la marque. En choisissant soigneusement les cadeaux, l'entreprise montre son attention aux détails et son engagement envers le bien-être et la satisfaction de ses employés et partenaires.

En conclusion, organiser un événement d'entreprise réussi nécessite une planification minutieuse et une attention particulière à de nombreux détails. Que ce soit la définition claire des objectifs, la création d'un thème attrayant, le choix du lieu idéal, la préparation d'animations captivantes ou la conception de cadeaux mémorables, chaque aspect contribue à la réussite globale de l'événement. En fin de compte, un événement d'entreprise bien organisé renforce non seulement le sentiment d'appartenance et la fierté des employés, mais il peut également augmenter la visibilité et la notoriété de la marque, stimuler les ventes et renforcer l'engagement des clients et des partenaires.