3 conseils pour choisir les meilleurs prestataires possibles pour votre événement

1. Faites des recherches approfondies et vérifiez les références

La location de matériel pour événements apporte de nombreux avantages. Elle influence considérablement le bon déroulé de l'événement, encore plus si l'on travaille avec un bon fournisseur. Il est donc essentiel de prendre le temps de rechercher des prestataires avant de faire votre choix, afin de bénéficier au maximum des avantages de la location. Voici quelques étapes à suivre :

• Utilisez internet intelligemment : Consultez les sites web, les réseaux sociaux et les forums spécialisés pour obtenir des avis et des recommandations. Les témoignages clients, les portfolios en ligne et les photos des précédents événements peuvent vous donner une idée précise du style et de la qualité des prestations proposées. Les plateformes comme Yelp, Google Reviews, ou encore des groupes Facebook spécifiques à votre région peuvent être des mines d'or d'informations.
• Demandez des références : Dans le cadre d’événements professionnels, vous pouvez contacter les anciens clients pour leur demander plus de renseignements sur la prestation. Pour un événement privé, j’ai déjà vu par exemple des futurs mariés demander des avis sur des groupes Facebook de leur région. Ces retours directs sont souvent plus honnêtes et détaillés que les simples avis en ligne.
• Vérifiez les accréditations et certifications : Certains prestataires, notamment dans le domaine de la restauration ou de la décoration, peuvent avoir des certifications professionnelles ou être membres d'associations reconnues. Ces labels sont souvent gages de qualité et de professionnalisme. Par exemple, un traiteur membre de l’Association Française des Traiteurs (AFT) ou un décorateur certifié par une organisation professionnelle renommée.
• Suivez votre instinct : Parfois, malgré des avis positifs et des recommandations, votre instinct peut vous dire de ne pas choisir un prestataire particulier. Faites confiance à votre ressenti car une bonne relation de travail repose aussi sur une bonne entente personnelle.

Exemple concret : Pendant une phase de démarchage de lieu pour un événement, je suis tombée sur un restaurant qui avait l’air très beau, avec une belle prestation. Cependant, au moment de demander des renseignements complémentaires, le responsable a fait preuve d’impolitesse et de manque de professionnalisme. J’ai donc choisi de faire confiance à mon instinct et de conseiller un autre prestataire qui réunissait les deux : esthétique et service impeccable. Le lieu choisi a surpassé nos attentes et les invités ont été ravis de l’accueil et du cadre.

2. Rencontrez les prestataires en personne et posez les bonnes questions

Une rencontre en personne est indispensable pour évaluer le sérieux et le professionnalisme d'un prestataire. Cette interaction vous permet également de juger de la compatibilité humaine, un facteur souvent sous-estimé mais crucial pour une collaboration réussie.

• Préparez vos questions : Avant la rencontre, établissez une liste de questions précises sur la location de mobilier, les services, les tarifs, les délais et les conditions de travail. Assurez-vous de bien comprendre ce qui est inclus dans chaque offre pour éviter les mauvaises surprises. Par exemple, demandez des détails sur les options de personnalisation, les politiques de remplacement en cas de problème et les services complémentaires proposés.
• Soyez attentif.ve aux détails : La ponctualité, la présentation et la manière dont le prestataire répond à vos questions sont autant de signes de son professionnalisme. Un prestataire qui arrive en retard à votre rendez-vous pourrait également être en retard le jour de votre événement. De plus, notez leur attitude générale et leur capacité à écouter vos besoins et à y répondre de manière adéquate.
• Discutez des modalités de paiement : Abordez sans détour les questions financières. Demandez un devis détaillé et assurez-vous de bien comprendre les conditions de paiement. Méfiez-vous des acomptes trop élevés demandés avant la prestation. Un prestataire transparent sur ses tarifs et conditions de paiement est généralement plus fiable.
• Testez la prestation : Visiter le lieu, faire des dégustations, écouter un groupe joué en live… Vous aurez ainsi un retour concret et vous pourrez des questions plus personnalisées.

Exemple concret : Des futurs mariés m’ont déjà raconté qu’un DJ qui leur avait tapé dans l'œil les avait invités à se rendre à un festival proche de chez eux où il se produisait pour l’écouter jouer en live. La performance les a convaincus de faire le bon choix. Le jour du mariage, le DJ a su mettre une ambiance incroyable, et les invités ont adoré sa prestation. Cette rencontre en personne a été déterminante pour évaluer son talent et son adéquation avec l’événement.

3. Exigez des contrats clairs et détaillés

Le contrat est votre meilleure protection contre les imprévus et les malentendus. Il doit être rédigé avec soin et inclure tous les aspects de la prestation.

• Vérifiez les clauses essentielles : Le contrat doit préciser les prestations exactes, les horaires, les modalités de paiement, les conditions d'annulation et les éventuels frais supplémentaires. Une description précise des services évitera toute ambiguïté. Assurez-vous que tous les détails discutés verbalement sont également couchés sur papier.
• Prévoyez les imprévus : Assurez-vous que le contrat inclut une clause de force majeure, précisant les mesures à prendre en cas de circonstances exceptionnelles (intempéries, pandémie, etc.). Cela vous protège contre les annulations de dernière minute et les imprévus majeurs. Une bonne clause de force majeure doit clairement définir les événements couverts et les actions à entreprendre en cas de survenance.
• Soyez vigilant sur les conditions d'annulation : Les conditions d'annulation doivent être clairement définies pour éviter des coûts inattendus. Vérifiez les délais et les pénalités éventuelles en cas d'annulation de votre part ou du prestataire. Il est crucial de connaître les implications financières et les options de résiliation du contrat.
• Lisez les petits caractères : Ne vous contentez pas de lire en diagonale les contrats. Prenez le temps de comprendre chaque clause et n'hésitez pas à demander des clarifications. Une petite négligence peut parfois entraîner de gros problèmes.

**Exemple concret **: Si vous signez un contrat avec un fournisseur de tente de réception, vous pouvez vérifier s’il y a une clause spécifiant les actions à entreprendre en cas de vent fort, et un plan B pour une solution en intérieur. De cette façon, vous pourrez activer cette clause et mettre en place la solution alternative sans stress ni coûts supplémentaires, assurant ainsi la réussite de l'événement.

Le choix des prestataires pour votre événement est une étape cruciale qui nécessite du temps, de la rigueur et une attention particulière aux détails, depuis le fournisseur d'invitations jusqu'au fournisseur de chaises et de tables. En suivant ces trois conseils, vous maximisez vos chances de collaborer avec des professionnels compétents et fiables, garantissant ainsi la réussite de votre événement.

N'oubliez pas que l'organisation d'un événement est un travail d'équipe où chaque prestataire joue un rôle clé. En tant qu'ancienne wedding planner et actuelle spécialiste de l'accompagnement des prestataires du mariage, je vous encourage à investir dans ces relations professionnelles pour créer des moments inoubliables. Bonne préparation !